Opleiden in de zorg

In dit interview met Vroom consultant Nienke Meindersma lees je hoe men bij Cordaan een LMS, Learning Management Systeem, wil gaan inzetten om medewerkers te laten groeien. Bij Cordaan werken ruim 5.800 medewerkers en 2.000 vrijwilligers. Zij leveren allerlei zorgdiensten, zoals thuiszorg, begeleid wonen, gezinsbegeleiding en dagbesteding, in Amsterdam en een aantal omliggende gemeenten.

Binnen de P&O afdeling van Cordaan is er de “Cordaan Academie”, met 2 managers en totaal zo’n 35 opleiding adviseurs. Zij organiseerden de opleidingen altijd lokaal waarbij er beperkte kennisdeling en inzicht was tussen de organisatieonderdelen. Onder het motto “Bij Cordaan kom je tot bloei” is in 2018 een traject gestart om opleiden en ontwikkelen van medewerkers naar een hoger niveau te tillen, zie foto van het leerportaal.

Waarom een LMS?

Je zult wel denken, weer een HR-systeem erbij, is dat echt nodig? Meestal hebben ‘Core HR’ systemen waarin je personeelsadministratie bijhoudt en salarissen verzorgd, ook functionaliteit voor het registreren van opleidingen. Voor basis zaken is dit vaak genoeg en bij Cordaan heeft dit ook jaren het opleiding proces ondersteund.

Bij het groeien in volwassenheid van je opleidingsprocessen komt er echter een moment dat die basis functionaliteit niet meer voldoet. Dat is dan een logisch en natuurlijk moment om verder te kijken naar een applicatie die meer functionaliteiten biedt. Soms is zo’n applicatie of module ook beschikbaar binnen de ‘suite’ van je huidige leverancier. In het geval van Cordaan had de ‘huisleverancier’ wel een LMS-module, maar deze sloot niet voldoende aan bij de ambitie. Daarom ging men op zoek naar een specialistische LMS-leverancier. In een LMS kun je een catalogus met opleidingen aanbieden aan de organisatie en leg je vast welke opleidingen iedereen gevolgd heeft. Die opleidingen hoef je niet allemaal zelf te ontwikkelen, maar kun je ook inkopen en beschikbaar maken in je eigen LMS. Hoe lees je later in dit artikel.

Aanpak van de LMS-selectie

Een software selectietraject gaat over meer dan alleen functionaliteit en prijs. Een degelijk proces kent een aantal vaste onderdelen. Voor Cordaan heeft Meindersma deze als volgt ingevuld;

1. Bepaal de doelstellingen; Voor je aan een dergelijk traject begint is het bepalen van de lange termijn doelen, de droom waar je naar toe werkt, erg belangrijk. Voor Cordaan lagen hier twee doelen centraal. Allereerst het kunnen vastleggen en aantonen van de ontwikkeling van de vakbekwaamheid van de medewerkers om aanspraak op subsidies te kunnen maken. Daarnaast het eerdergenoemde medewerker gerichte doel ‘bij Cordaan kom je tot bloei’ realiseren. Door een aantrekkelijke user interface en simpel proces zou leren aantrekkelijker moeten worden.
2. Stakeholders bepalen en betrekken; in dit geval naast P&O ook de afdelingen IT en Inkoop en natuurlijk eindgebruikers. Meindersma heeft bij al deze betrokkenen eerst hun wensen en eisen opgehaald en ze toen bij de leverancierspresentaties uitgenodigd om die leveranciers te beoordelen.
3. Brede leveranciersoriëntatie; Er zijn flink wat partijen op de LMS markt in Nederland actief, zie ook de lijst met LMS aanbieders. Met maar liefst 15 daarvan heeft Meindersma een oriënterend gesprek gehad om op een aantal showstopper criteria een selectie te kunnen maken. Er werden drie partijen geselecteerd voor de short list.
4. Niet alleen een offerte en slides, ook een POC; Voor complexere projecten met meerdere stakeholders is een generieke demo van de software vaak niet genoeg. Door het gebruiken van een POC, een Proof Of Concept, kun je de leveranciers op de short list vragen een ‘op de klant toegespitste’ demonstratie te geven. Hierbij kunnen ze op basis van de wensen en eisen uit de offerte aanvraag bewijzen specifieke klantwensen, zoals bij Cordaan de vakbekwaamheid vastlegging, te kunnen ondersteunen.

Hoe past het LMS binnen het HR Tech landschap?

Een nieuw systeem kan vaak niet ‘stand alone’ werken, los van andere systemen. Gelukkig is het maken van koppelingen met andere systemen wel een stuk eenvoudiger dan vroeger. Toch was dit ook bij Cordaan wel de grootste uitdaging in de implementatie.

Er is gekozen voor een relatief lichte inpassing van het nieuwe LMS in de HR Tech architectuur bij Cordaan. Uiteraard is het belangrijk om een up to date medewerkersbestand beschikbaar te hebben in het LMS, dus de eerste koppeling komt vanuit het Core HR-systeem. In het geval van Cordaan is dat Raet. Deze koppeling is één kant op, alleen naar het LMS. Er gaat geen opleidingsinformatie terug naar Raet aangezien de relevante informatie via rapportage uit het LMS kan worden gehaald.

Daarnaast zijn in een LMS natuurlijk ook opleidingen en content nodig. Deze worden deels zelf georganiseerd, maar er zijn ook 7 externe partijen die content leveren. De oude manier om die content in je LMS te krijgen is door het importeren van zogenaamde Scorm bestanden. De moderne manier die Cordaan toepast is het gebruiken van online ‘LTI’ koppelingen, waarmee je vanuit het LMS in feite alleen verwijst naar de opleiding die bij de externe leverancier blijft staan. Voordeel hiervan is dat het maken en distribueren van updates veel eenvoudiger is. Deze koppelingen zijn wel 2 kanten op zodat de registratie over gevolgde opleidingen ook in het LMS terecht komen.

Hoe liep het af?

Van de overgebleven 3 partijen op de ‘short list’ is uiteindelijk PlusPort als voorkeurspartij gekozen. Deze Nederlandse LMS partij bood functioneel en in user experience het best passende LMS voor Cordaan. Wat je vaak ziet, zeker bij kleinere HR Tech partijen is dat er wel een gat zit tussen de verwachtingen bij een implementatie van de klant en de leverancier. Precies om dat gat op te vullen vervult Meindersma de rol van projectleider en business analist in één en vormt zo de spil in het project. Ondertussen is het LMS per 1 januari 2019 live gegaan en zijn de eerste reacties van de gebruikers heel positief. Zo lijkt de selectie van de ‘best passende’ oplossing geslaagd.